Por Alejandra Vargas
Cofundadora de Property Public Relations
Twitter: @propertyprmx
Los comunicados de prensa se definen como una forma de comunicación escrita dirigida a medios de comunicación con el fin de anunciar algo de interés periodístico. El objetivo final de un comunicado es aparecer en un medio de comunicación en forma de noticia. Para conseguir su publicación, el comunicado debe adecuarse a estructuras comunicativas y a las rutinas profesionales de los periodistas.
Usualmente, la labor de redacción del boletín de prensa es controlada por una agencia de relaciones públicas, pero muchas otras veces no se tiene el presupuesto para contratar una y el área de comunicación o marketing dentro de las pequeñas o medianas empresas se encarga de esta función.
Es importante que se tenga en claro que el comunicado de prensa puede proporcionar grandes posibilidades de que el público conozca las actividades, servicios y eventos que una empresa realiza siempre y cuando se logre convencer a los medios de que la información que se proporciona es de calidad y será de beneficio para la gente que lo lea.
Por tal razón, compartimos los elementos necesarios para escribir un proactivo comunicado o nota de prensa:
1. Título del comunicado
Se puede decir que el título es el elemento más importante de todo el comunicado. Éste debe ser breve, creativo, claro y directo, es decir, una versión resumida del tema central de la nota completa.
Se recomienda incluir uno o dos “balazos” debajo del título, que son pequeñas ideas importantes sobre lo que se está comunicando a lo largo del boletín, a manera de resumen.
Además, éste debe captar la atención del lector y decir de forma concisa qué ocurre. Por ejemplo, si el título es “McDonald’s inaugura su décima sucursal en Veracruz”, la primera frase debe ser algo como “McDonald’s, la famosa cadena de restaurantes de comida rápida, inauguró su décima sucursal en el estado de Veracruz, donde el alcalde de la ciudad de Xalapa cortó el listón”.
Es recomendable pensar: “Si veo este comunicado en una revista o en un periódico, ¿lo pondría en el refrigerador?” Si tu respuesta es “sí”, entonces es muy probable que a los periodistas a los que les llegue tu comunicado también les interese el material.
2. Redacción del cuerpo
A la hora de redactar un comunicado de prensa, se debe tomar en cuenta que éste sea “noticioso”. Las preguntas más importantes que debe contestar el publirrelacionista que lo escribe son: ¿Sobre quién trata? ¿Cuál es la noticia? ¿Cuándo ocurre? ¿Dónde tiene lugar el evento? ¿Por qué es noticia? ¿Cómo se desarrolla? Es decir, debe incluir contenido relevante, novedoso y sencillo que aporte algo de “valor” a la persona que lo reciba.
Todo comunicado comienza con la fecha y el lugar donde ocurrió el acontecimiento y, posteriormente, se redacta el comunicado en un formato de IDC (Introducción, Desarrollo y Conclusión).
El desarrollo o cuerpo del texto del comunicado de prensa debe ser compacto (recomendamos incluir datos duros y estadísticas que le den más “propiedad” o credibilidad a la nota).
Adicionalmente, hay que evitar usar frases y párrafos muy largos, así como la repetición y el uso excesivo del lenguaje y la jerga. Un elemento casi indispensable dentro de los comunicados de prensa son los pies de nota, que ofrecen información adicional que resulta de interés para el lector pero que no pueden incluirse dentro del texto corriente de manera fluida. Éstos ayudan a los periodistas y lectores a entender abreviaciones de empresas o palabras con las cuales probablemente no están familiarizados.
3. Cierre del comunicado
Al cerrar el comunicado con una conclusión concisa y fuerte que envuelva la idea inicial de todo el documento, siempre se debe incluir un boiler plate, que consiste en una referencia sobre la marca de la que se está comunicando en no más de tres líneas. En éste se incluye el nombre oficial de la marca, las actividades principales que realiza y su sitio web.
Y por último, se incluye el nombre, puesto, teléfono y correo electrónico de las personas con las que los periodistas pueden comunicarse para recibir más información (puede ser un contacto dentro de la empresa o dentro de la agencia de rp).
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