Por Oswaldo Meza
Sales manager de LegaLario
Seguramente una gran parte de la población mexicana ha tenido la experiencia de usar algún servicio de almacenamiento de forma remota para sus archivos digitales. Guardar todos esos recuerdos de viajes y reuniones en fotos o videos, compartir y almacenar archivos escolares y laborales, escuchar música en el momento y lugar que quieran, todo ello requiere un almacenamiento remoto a través de un servicio fácil de utilizar.
Estamos viviendo los primeros meses de 2022 y la realidad es que todos damos por hecho que ese tipo de servicios siempre estarán disponibles para que los usemos y la mayoría no nos preocupamos por pensar qué hay detrás de ellos. Difícilmente nos cuestionamos dónde se almacena toda esa información, quién podría tener acceso a nuestros archivos, qué tan seguros están nuestros datos, etcétera. Recordemos que hace 20 años era muy difícil que las personas o empresas accedieran a enviar su información a ese mundo desconocido que hoy llamamos “la nube”.
Pues bien, durante los últimos años ha pasado algo muy similar cuando hablamos de la digitalización de contratos y la firma electrónica de los mismos. Poco a poco tanto las personas como las empresas públicas y privadas están adoptando el uso de la tecnología que les permite generar contratos de forma automatizada, definir a las personas involucradas y enviar de forma sencilla a través del correo electrónico o aplicaciones dicho documento para su revisión y firma electrónica. Hoy no podemos entender un proceso de contratación laboral, un contrato para un seguro médico, un servicio de telefonía o un fondo de inversiones sin ese proceso de firma electrónica digital.
Creo que casi todos hemos utilizado estas herramientas y soluciones para recabar nuestra firma. Además, hay que recordar que la pandemia ayudó a acelerar la adopción de la firma electrónica dado que es una alternativa ideal para evitar el contacto directo con otras personas sin salir de la oficina o la casa, pero ¿sabías que en México la regulación en materia de medios electrónicos existe desde el año 2000?
En nuestro país es jurídicamente válido que usemos la Firma Electrónica y la Firma Electrónica Avanzada para expresar la voluntad de las partes para cualquier operación mercantil o comercial.
Si analizamos la cantidad de tiempo y dinero que les cuesta a las empresas la firma de un contrato, seguramente todo el mundo ya habría contratado algún servicio de firma electrónica, aunque, como ya lo mencionaba, estamos en ese proceso de adopción en masa y seguramente durante los siguientes años cada vez más personas y empresas confiarán en este tipo de servicios.
Firma electrónica reduce tiempos y costos y contribuye al cuidado del planeta
Visualicemos un escenario común que seguramente aplica para un gran número de empresas como es la contratación de personal para una sucursal.
En México hay un gran número de empresas que tienen sucursales a lo largo y ancho del país. El proceso inicia cuando el área de adquisición de talento identifica al candidato ideal y éste ha aceptado la oferta económica que le ofrecen. En el mejor de los escenarios, citan al candidato en la sucursal para presentarle el contrato impreso para que lo revise y lo firme. La persona encargada de las contrataciones seguramente tendrá que desplazarse desde las oficinas hasta la sucursal, le pedirá al candidato que le entregue copia de sus documentos para generar su expediente y, una vez firmado el contrato, regresará a las oficinas para continuar con sus actividades y el nuevo empleado podrá comenzar a desempeñar las actividades que se le encarguen.
Como seguramente te imaginaste, si la empresa tuviera un servicio de generación y firma electrónica de contratos, podría haber completado el proceso de contratación en menos de la cuarta parte del tiempo, provocando que su personal sea más eficiente y tenga la oportunidad de realizar un mayor número de actividades durante el mismo periodo, reducir costos en consumibles, ayudar al planeta al eliminar el uso de papel, etcétera.
Servicios y soluciones como los que ofrecemos en LegaLario permiten la reducción de hasta un 80% en los costos, la creación automatizada de contratos, el uso de diferentes tipos de firma electrónica y robustecer el proceso, evitando la suplantación de identidad al tomar foto de la identificación y selfie del firmante que se validan biométricamente, además de generar un padrón de clientes y empleados, entre otros servicios.
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