Por Arturo González de Araujo
Socio director de González de Araujo Consultores
Sin duda, la crisis sanitaria que estamos viviendo nos ha vuelto necesario implementar cambios y modificaciones hasta en las tareas más cotidianas de las empresas, pero también es momento de implementar métodos y recursos tecnológicos que ahorren al empresario tiempo que, por consiguiente, se traduzca en recursos humanos, financieros, de espacio, entre otros.
La labor del nuevo empresario consiste en adecuarse a las situaciones y retos que se presentan, asumir cambios, optimizar recursos y echar mano de las herramientas que tenga a su disposición, pues ahora más que nunca las operaciones deberán ser acreditables, incluso ante las nuevas disposiciones fiscales, por lo que ante esta nueva perspectiva que cobra trascendencia en el accionar y funcionamiento de nuestros
esfuerzos, la modalidad de firmar documentación de manera electrónica surge como una opción eficaz.
La firma electrónica se constituye como una herramienta fiable como auxiliar en el desahogo de los procesos empresariales con ventajas económicas y operativas sin perder el respaldo jurídico en su ejecución.
Más allá de profundizar en la parte técnica de la firma electrónica, me interesa realizar un análisis de los elementos de su nacimiento al orden jurídico. Es importante mencionar que nuestra legislación contempla la posibilidad de su utilización en diferentes cuerpos legales, equiparándola a la propia firma autógrafa, tal como está establecido en el Código de Comercio que sostiene que la firma digital “produce los mismos efectos jurídicos que la firma autógrafa, siendo admisible como prueba en juicio”, sin dejar de obviar que se debe contemplar la suscripción a través de Prestadores de Servicios de Certificación autorizados por la Secretaría de Economía en cumplimiento a la Norma Oficial Mexicana NOM-151-SCFI-2016.
Actualmente, la utilización de servicios electrónicos y digitales se realiza de manera habitual y cada vez con más frecuencia ante el e-commerce activo y accesible a través de diferentes tecnologías continuamente más comprensibles y amigables para los usuarios, simplificando labores ordinarias e inclusive la renuencia de algunos al uso de estas herramientas ha sido vencida paulatinamente. En particular, la nueva generación de emprendedores ha crecido de la mano de la tecnología, por lo que su implementación en las actividades personales y profesionales deviene de manera orgánica.
Así, la firma electrónica de documentación toma especial relevancia en las actividades diarias de cualquier negocio, entonces ¿por qué no aprovechar las ventajas que nos ofrece?
Ventajas de utilizar la firma electrónica
La implementación de la firma electrónica acarrea distintos beneficios para tu empresa al brindar seriedad en la concertación de acuerdos con respaldo legal.
El uso de esta tecnología complica la suplantación de personalidad y falsificación de documentos -tan común hoy en día-, ya que queda el registro de la fecha y horario en que fue aceptado, dejando rastros para el caso de modificación posterior; derrumba las barreras geográficas, ya que no importa en qué lugar del mundo te encuentres, ten la seguridad de que podrás realizar la firma de acuerdos acoplando el horario que mejor convenga a tus actividades y pudiendo realizarlo a través de cualquier dispositivo con conexión a internet; el documento puede ser enviado a múltiples destinos, evitando coincidir en tiempos y horarios, a diferencia de una firma presencial o el envío físico a distintas direcciones, incluso internacionales; el archivo de documentos puede realizarse de manera digital, eliminando la utilización de tinta y papel, ecológicamente responsable, y las áreas destinadas a su almacenamiento, con el consecuente ahorro que esto implica en espacios de oficina y personal para su manejo; inicio de operaciones de manera inmediata, entre otros.
Desde la experiencia vivida en González de Araujo Consultores, podemos referir que, a partir de la adopción e implementación de la firma digital, tanto nuestra gestión como nuestros procedimientos se han visto beneficiados en la disminución de tiempos y costos, caso concreto en la firma de acuerdos multi partes con signantes ubicados en distintos países que pudieron realizarse sin que se tuvieran que coordinar agendas ni establecer un lugar y fecha en la que pudieran coincidir todos en un mismo momento, logrando la firma del documento y el inmediato inicio de operaciones sin necesidad de desplazamiento y los gastos conexos que esto implica, optimizando el valioso tiempo de nuestros clientes.
En estos momentos de contingencia sanitaria, la firma electrónica se ha revelado como una poderosa herramienta para sortear algunos de los retos y restricciones que la realidad y la coherencia imponen, auxiliando a continuar con proyectos en trámites interrumpidos por la pandemia, donde el contacto social se está viendo limitado, ya sea por disposición oficial o por la conciencia de ciudadanos responsables. Debemos ser empáticos y adoptar alternativas que nos permitan seguir creciendo como sociedad en todos los sentidos.
No está de más recordarte la profunda importancia de contar con una debida asesoría para su utilización en los casos en los que es efectivamente beneficio, ya que de no ser así, existe la posibilidad de alguna consecuencia contraproducente.
En suma, podemos establecer que el uso de esta tecnología agiliza el accionar de una empresa, si se encuentran los momentos correctos de aplicación, mediante proveedores debidamente autorizados. Es fundamental que ante cualquier crisis económica o de emergencia sanitaria, la diferencia entre la sobrevivencia o el cierre de un negocio estará basada en la certeza y seguridad jurídica que éste tenga, lo que consecuentemente se traduce en acuerdos y contratos celebrados entre clientes, proveedores, empleados y colaboradores, puesto que si no se tiene sustento, será sumamente difícil hacer valer sus derechos o los términos y condiciones acordados.
¿Tu empresa ya está lista para la nueva normalidad?
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