Por Daniel Gutiérrez Larotta
Director de consultoría de Grupo Human
Twitter: @DanGutierrezL
Administrar el tiempo es una competencia básica en cualquier profesional, tanto de forma individual como grupal. A nivel organizacional, la gestión del tiempo ayuda a la compañía a ser más competitiva y aumenta los niveles de productividad; por el contrario, una deficiente administración del tiempo impacta de manera negativa en el desempeño de los integrantes de la empresa, lo cual se ve reflejado en sus costos y niveles de crecimiento.
Al administrar el tiempo se obtienen algunos beneficios como:
● Logro de objetivos. Una adecuada administración del tiempo permite el cumplimiento de las tareas establecidas, logrando la entrega de proyectos en tiempo y forma.
● Disminuyen los niveles de estrés. Establecer prioridades y tiempos de entrega ayuda a que el personal se enfoque en una actividad a la vez. Evitar la saturación de las cargas de trabajo reduce considerablemente el estrés.
● Se obtiene un mayor rendimiento. Determinar las actividades que demandan una mayor atención permite enfocar los esfuerzos en tareas específicas, facilitando el desarrollo de las mismas.
● Se mejoran los procesos internos. Una eficiente administración del tiempo, recursos y personal permite que los procedimientos dentro de la empresa se desarrollen eficientemente.
● Mejora el ambiente de trabajo. Al existir una correcta administración del tiempo se mejora la comunicación y las relaciones dentro del equipo de trabajo, lo cual ayuda a crear un ambiente de trabajo positivo.
¿Qué hacer para administrar el tiempo de manera eficiente?
Los beneficios de la gestión del tiempo son visibles en todos los niveles de la organización, dicha administración se logra a través de acciones puntuales que forman parte de un proceso de mejora continua dentro de la empresa.
Algunas acciones que se pueden llevar a cabo son:
1. Mejorar los espacios de trabajo.
Una mesa de trabajo despejada ayuda a organizar los documentos y tareas pendientes, la organización ayuda a mantener la concentración y estimula la creatividad.
2. Usar agendas.
Las reuniones, conferencias o citas pueden ser más sencillas con el uso de agendas, ya sea físicas, electrónicas o a través de correo electrónico, las cuales permiten organizar y coordinar los tiempos de los participantes.
3. Asignación de tiempos.
Establecer horarios para realizar tareas específicas da como resultado un mayor rendimiento y calidad en el trabajo entregado.
4. Administrar el tiempo libre.
El descanso es fundamental para tener colaboradores saludables, destinar unos minutos de distracción y relajación entre actividades ayuda a despejar la mente.
5. Gestión de la comunicación.
Para que este proceso se lleve a cabo se requiere la coordinación entre los integrantes del equipo y la participación de todos los niveles de la organización.
En el mercado existe una gran cantidad de herramientas que permiten administrar el tiempo y el capital humano de la empresa, la elección de dicha herramienta dependerá de las características de la organización como su tamaño, número de empleados o procesos, así como de sus necesidades y áreas de mejora.
Es necesario identificar aquellas tareas que resultan más importantes. Algunas funciones aportan mayor valor a las operaciones de la empresa, por lo que requieren una atención inmediata; una vez identificadas dichas funciones, se deben plantear acciones y estrategias para cumplir con las tareas, asignando tiempo y recursos a los miembros del equipo de trabajo.
La medición es imprescindible para evaluar el éxito de las acciones de administración del tiempo. Hay que establecer métricas para medir la productividad de los profesionales, comparando los resultados obtenidos con los objetivos esperados. También es importante definir políticas de gestión y estándares de calidad.
El tiempo es un recurso invaluable, saberlo aprovechar es tarea de todos los miembros de la organización.
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