Ciudad de México.- Con los últimos avances en tecnología de audio y video para computadoras, laptops y dispositivos móviles, muchos negocios están más tentados que nunca a equipar sus salas de conferencias al estilo «hazlo tú mismo». En teoría, esto suena como una gran idea aunque se deben tomar algunas consideraciones, pues las salas creadas de esta forma suelen carecer del equipo apropiado para albergar una reunión excelente.
No importa si estás empezando o ya tienes algunos espacios instalados, asegúrate de revisar los siguientes consejos que brinda Logitech, los cuales ayudarán a lograr una experiencia óptima para todos los participantes de la junta:
1. Elige la computadora adecuada. Las videoconferencias en tiempo real requieren mucha capacidad de procesamiento, además de un sistema operativo actual, RAM suficiente y el espacio de almacenamiento necesario.
• Asegúrate de que los usuarios lleven sus propias laptops (las cuales, con suerte, estarán actualizadas) o de instalar una computadora para que tu equipo de informáticos le dé mantenimiento con frecuencia.
• No conviertas tu sala de conferencias en el basurero donde está esa laptop vieja que ya nadie utiliza. Lo más probable es que ese aparato ya no tenga el sistema adecuado para llevar a cabo una videollamada exitosa.
2. Elige tu cámara sabiamente. Una webcam estándar sólo tiene un campo visual de 60 grados, lo cual no es suficiente para una junta grupal. Uno de los mayores retos de las reuniones a larga distancia es poder observar a todos los que están en la habitación y saber quién está hablando en el momento.
• Invierte en una cámara diseñada especialmente para uso en salas de juntas. Las cámaras HD de gran angular te facilitan ver a todas las personas presentes en la mesa.
• Júntense pero no se amontonen. No confíes en una webcam en la que tienes que apretar a todos para que quepan en el campo de visión de la cámara.
3. El audio de calidad es tan importante como el video. Micrófonos y bocinas omnidireccionales son esenciales cuando se tienen muchos participantes en la sala de juntas. ¿Cuántas veces has estado en una llamada en la que no puedes escuchar lo que pasa en los extremos porque usan un dispositivo de audio diseñado para una sola bocina?
• Invierte en un altavoz diseñado precisamente para eso.
• No uses la bocina de tu laptop ni el altavoz del teléfono de escritorio o del smartphone para una junta. Aquellos que se encuentren en los extremos simplemente no podrán escuchar a todos los participantes.
4. Revisa tu conexión a internet. Toda videoconferencia requiere una conexión a internet de alta velocidad. Cualquier conexión inferior no servirá.
• Usa una conexión alámbrica cuando sea posible. Esto casi siempre asegurará una mejor calidad de audio y video que una conexión inalámbrica.
• No transmitas la conferencia por medio de tu red móvil. La calidad probablemente no será buena y, a menos que cuentes con datos ilimitados, tu gasto también aumentará considerablemente.
5. Pantallas. Toma en consideración cómo usarás la(s) pantalla(s) en la sala: ¿Compartirás contenidos y harás la videoconferencia al mismo tiempo? ¿Quieres una pantalla táctil / panel interactivo para resaltar contenidos?, etcétera.
• Consigue una pantalla suficientemente grande o incluso dos pantallas para que tengas una para la presentación de video y otra para mostrar contenido como diapositivas de PowerPoint u hojas de cálculo. También asegúrate de que tenga un conector moderno, como HDMI, y un cable de buena calidad para conectarlo a tu computadora.
• No se junten alrededor de una laptop y la utilicen como su pantalla para los videos y contenidos.
6. Considera la iluminación y acústica de la sala. El ambiente físico de la sala también es clave para una junta exitosa.
• Procura contar con iluminación que sea favorable para una videoconferencia, por ejemplo, luz natural que ilumine todo el lugar de manera uniforme. Cuando sea posible, escoge salas de junta que estén acondicionadas acústicamente, cubrir una sola pared con baldosas acústicas o tela puede hacer una gran diferencia.
• No elijas salas de junta que estén mal alumbradas, demasiado brillantes o que estén llenas de superficies planas y duras que reboten el sonido.
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