El perfil de un Planeador de Eventos (también conocido como DeMente)

Por Michel Wohlmuth
Director y Socio Fundador de Creatividad
Twitter: @creatividadMX

«Y en mi locura hallé la libertad y la seguridad,
la libertad de estar solo y la seguridad de no ser comprendido«.
Gibrán Jalil Gibrán

Cuando mi hija tenía seis años me preguntó: «¿En qué trabajas papá?». Tardé varios minutos en darle una respuesta, misma que se convirtió en varias explicaciones llenas de rodeos. Al final, volvió a cuestionar: «¿Por qué no eres normal? Como los papás de mis amigas: ingeniero, abogado, doctor». No pude más que sonreír ante su lógica, pues tenía razón: los planeadores o productores de eventos no somos muy normales que digamos.

Pero ¿cualquier persona puede organizar un evento? La respuesta es sí. Todos lo hemos hecho: la fiesta de los hijos, el cumpleaños sorpresa de un amigo, una boda (propia o de algún familiar), un bautizo o hasta la fiesta de fin de año de la oficina. Por lo tanto, todos conocemos el desgaste físico y emocional que éstos generan y más aún cuando el factor personal está involucrado. En más de una ocasión he escuchado al organizador decir: «Es la última vez que organizo algo así».

Entonces, ¿cómo es posible que alguien dedique su vida de manera profesional y de tiempo completo a planear eventos? Desde mi muy particular punto de vista, es porque es un DeMente. Antes de prejuzgar como aventurada mi conclusión, permítanme desmenuzar este término a partir de describir el perfil del planeador de eventos y de ejemplificar sus motivaciones, sus formas de reaccionar y relacionarse con su trabajo, con su familia y el mundo.

DeMente en potencia

El perfil de un planeador de eventos es muy particular:

■ Se rige por la mente y lo mueve la adrenalina. No importa si es hombre o mujer, el planeador es capaz de romper con los horarios humanos tradicionales ya que vive de día y trabaja de noche. Requiere condición física y emocional para no caerse frente al estrés; por el contrario, necesita alimentarse de él para lograr anticipar lo que podría salir mal mientras controla lo que está saliendo bien.

■ Es un ser creativo no sólo para proponer, sino para solucionar. Y lejos de dejarse llevar por la neurosis propia de las horas que preceden al inicio de un evento, es la persona que mantiene la serenidad en el caos: orquestando a todos los involucrados y siendo también parte activa de todos.

■ Es un soñador y, a su vez, un constructor. No conoce el «no se puede»; en cambio, vive en el «¿y sí…?». Le gusta aprender, viajar, conocer y estar al tanto de las novedades culturales, a la vanguardia en la moda, los negocios y la tecnología para posteriormente aplicar y adaptar esta información, de una u otra manera, en cada uno de sus eventos.

Una de las características principales de un planeador de eventos es la fascinación por su trabajo. Debe ser feliz haciendo lo que hace porque en cada evento deposita su energía vital y para lograr regenerarse a sí mismo debe sentir gozo y satisfacción por lo realizado. El planeador de eventos es, sin lugar a dudas, un apasionado.

«El que encuentra su pasión no tendrá que trabajar nunca más,
ya que le gusta tanto lo que hace que el trabajo no es trabajo«.
Joachim de Posada

Aliados y enemigos

El tiempo es el mejor aliado pero también podría resultar el peor enemigo. Si se descuida, se pone en riesgo al evento y con ello la presión aumenta, el estrés se contagia al staff, proveedores y clientes, convirtiendo al montaje y al evento mismo en un verdadero infierno.

Otro gran aliado del profesional de los eventos es la comunicación. El responsable de coordinarlo debe transmitir con precisión y claridad lo que cada integrante del equipo debe realizar. Es fundamental orientarlos y encauzarlos a cumplir puntualmente con sus responsabilidades para terminar tal cual se planeó.

Un buen planeador de eventos debe lograr la colaboración oportuna de sus proveedores y colaboradores, sobretodo cuando una crisis potencial se presenta. «No se preocupe» suele ser la frase que acompaña precisamente la alerta, en pocas palabras significa PELIGRO. Es el momento de dudar y tratar de adivinar qué problema hay y, ante todo, buscar la franqueza del o los responsables para juntos encontrar la mejor solución.

La falta de comunicación disminuye la posibilidad de solucionar o detener una posible crisis.

El trabajo en equipo se debe generar en un ambiente de confianza y respeto, de acuerdos mutuos y de organización, con el fin de lograr los objetivos planteados. El que actúe de forma diferente probablemente será reconocido como un súper héroe pero, a diferencia de las historietas, en el mundo de los eventos los héroes tienen una vida muy corta, ya que tarde o temprano se queman con el cliente, con sus compañeros de trabajo o -peor aún- arruinan el trabajo de todo un equipo.

Llamadas, pendientes, cotizaciones, correos, contratos, ensayos y pagos son sólo algunas de las tantas tareas que hay que planear antes, durante y posterior a un evento. Para no morir en el intento, la mejor actitud que puede tomar un planeador es la confianza. Mucho se escucha sobre el empowerment, que más que un concepto complejo y de moda, es la solución al trabajo en equipo. En la organización de eventos no es suficiente saber delegar, es necesario ser un buen líder, guiar, involucrar y comunicar. Así, la responsabilidad y los resultados son compartidos. Hay que elegir cuidadosamente a los colaboradores, capacitarlos y después confiar.

… a la hora del evento

El planeador de eventos es un controlador. No le gustan las sorpresas, todo lo prevé y gracias a su capacidad de análisis puede planear y controlar lo que sucederá en el tiempo inmediato. Es lo que hoy se conoce como un Project Manager. Sabe a dónde va y determina los pasos para llegar a sus objetivos, estrategias y acciones.

Durante el evento aflora el maniático controlador, el que hace que las cosas sucedan siguiendo al pie de la letra la estrategia y coordinando cada una de las variables: proveedores, equipos, clientes, asistentes, horarios, etcétera. Se anticipa a los problemas y cuando los ve venir tiene una gran capacidad de reacción, piensa en fracción de segundos todas las posibles soluciones y elige a la mitad del proceso la que con base en su experiencia, conocimiento y lógica es la mejor opción. Se distingue por su iniciativa y capacidad de respuesta -no se queda parado viendo pasar los hechos- es muy fácil identificarlo en el evento, es la persona que sale, entra, sube, baja y observa desde diferentes ángulos lo que acontece y está siempre atento a lo que viene y a lo que puede pasar.

El planeador de eventos vive en el presente y todo lo que crea es efímero. Se requieren semanas o meses de planeación y producción para que en una sola noche y por una única vez se ejecute magistralmente una estrategia, para después desmontar, seleccionar, tirar o guardar. Atesora vivencias y caras de satisfacción tanto del cliente como de los asistentes. Justo en ese momento, el planeador se prepara para el próximo evento que será en dos horas, al día siguiente o en un mes.

No es una profesión para cualquiera, ni se puede adentrar a ésta por casualidad. Es un estilo de vida, es una rara adicción y, sin duda, una vocación.

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