Por Víctor Chávez Montes de Oca
Socio director de Grupo Human
Twitter: @vchavezmon
La adecuada gestión del tiempo ayuda a la organización a ser más competitiva. Entre sus ventajas se encuentran: desarrollar procesos más efectivos, optimizar el uso de recursos y reducir costos, al mismo tiempo se incrementa el desempeño de los colaboradores, aumenta la calidad de los productos y se mejora el servicio al cliente.
A nivel individual, la administración del tiempo se convierte en una competencia clave para los colaboradores, ya que poseer esta cualidad demuestra la capacidad de una persona para ocupar posiciones de liderazgo.
Los beneficios de promover esta competencia son visibles en todos los niveles de la organización, los directivos necesitan impulsar la gestión del tiempo a través de acciones puntuales como:
● Asignar adecuadamente las cargas de trabajo: Las tareas deben ser asignadas en función de las capacidades de cada colaborador; de esta manera, se evitará la sobrecarga, la cual ocasiona padecimientos como estrés, afecta el desempeño y disminuye la calidad del trabajo.
● Mejorar las condiciones del centro de trabajo: Un escritorio despejado ayuda a organizar mejor las tareas pendientes, el orden ayuda a los colaboradores a mantener la concentración y estimula la generación de ideas. Por otra parte, es importante que los líderes consideren factores como iluminación, ventilación y contaminación auditiva, los cuales afectan el bienestar del equipo.
● Emplear agendas: Son una herramienta de gran utilidad para coordinar reuniones, conferencias y citas con clientes; las agendas electrónicas permiten gestionar el tiempo de los participantes a través del correo.
● Definir horarios: Encontrar un equilibrio entre la vida personal y las responsabilidades laborales es importante para evitar que la productividad disminuya; los líderes necesitan establecer tiempos de entrega para cada proyecto.
● Gestión del tiempo libre: El descanso es una pieza clave para mantener el desempeño de los colaboradores; realizar pausas entre cada actividad ayuda a la persona a despejar su mente y recuperar la concentración para continuar con sus funciones. En este sentido, es recomendable contar con áreas comunes destinadas al esparcimiento.
Por otra parte, es indispensable que los directivos trabajen en la gestión de la comunicación interna, ya que emprender acciones para promover la adecuada gestión del tiempo requiere la participación de todos los colaboradores. Los líderes necesitan brindar retroalimentación para conocer las necesidades e inquietudes de su equipo.
Es importante identificar aquellas tareas que son más relevantes para las operaciones de la compañía; de esta manera, es posible administrar proyectos y asignar actividades en función de la carga de trabajo de cada unidad de negocio. Las herramientas de gestión en línea facilitan el control de estos proyectos, así como la distribución de recursos y el monitoreo de los tiempos de entrega.
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